Ugovor o obradi osobnih podataka

Prema članku 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). Verzija 1.3, vrijedi od 26. listopada 2026. (zamjenjuje najavljenu verziju 1.2 i verziju 1.1 od 5. listopada 2026.; razlika prema 1.2: kraći rokovi čuvanja, slanje samo MRZ izreza i zadani strogi način)

1. Ugovorne strane

Voditelj obrade je korisnik Prijavka: fizička ili pravna osoba koja pruža uslugu smještaja i otvori Prijavko račun (u daljnjem tekstu: Korisnik).

Izvršitelj obrade je Ivan Vodopivec, Split, Hrvatska, koji vodi uslugu Prijavko, kontakt: kontakt@prijavko.com (u daljnjem tekstu: Prijavko).

Ugovor se sklapa elektronički: otvaranjem ili korištenjem Prijavko računa Korisnik prihvaća ovaj ugovor kao sastavni dio Uvjeta korištenja. Korisnik ga može u svakom trenutku preuzeti i ispisati s ove stranice.

2. Predmet i svrha obrade

Prijavko za Korisnika obrađuje osobne podatke isključivo radi:

• očitavanja podataka s fotografije putovnice ili osobne iskaznice gosta,
• prijave gostiju u sustav eVisitor u ime Korisnika, kako to propisuju hrvatski propisi o prijavi boravka turista,
• automatske odjave gostiju iz sustava eVisitor na dan odlaska, ako je Korisnik ne isključi,
• automatskog slanja prijava gostiju u eVisitor na dan dolaska, isključivo ako ga Korisnik sam uključi za pojedini objekt i samo za podatke koji su prošli sve automatske provjere,
• funkcija koje Korisnik sam uključi ili koristi: link za samostalnu prijavu gosta, stranica dobrodošlice, podsjetnik na rok prijave, prepoznavanje stalnih gostiju, izvještaj noćenja, dnevnik prijava.

Prijavko podatke gostiju ne koristi ni u koje druge svrhe, ne prodaje ih, ne koristi ih za oglašavanje ni za treniranje umjetne inteligencije.

3. Vrste podataka i ispitanika

4. Trajanje obrade i rokovi čuvanja

• Fotografija isprave: Prijavko je ne pohranjuje; koristi se samo dok traje očitavanje. Prijavko na svom serveru izreže MRZ zonu isprave i podizvršitelju Anthropic šalje samo taj izrez, bez fotografije lica; u zadanom strogom načinu cijelu fotografiju ne šalje nikad (ako se MRZ ne pronađe, traži novu fotografiju); samo ako Korisnik isključi strogi način, cijelu fotografiju šalje kad isprava nema MRZ, kad se MRZ ne može pouzdano pročitati ili kad su imena u MRZ-u skraćena. Anthropic prema svojim uvjetima ulazne podatke ne koristi za treniranje modela i u pravilu ih briše u roku od 30 dana.
• Sigurnosne kopije baze: šifrirane, 30 dana zaključane protiv brisanja, nakon čega se automatski brišu (najkasnije 31. dan). Tehnički zapisi servera čuvaju se uz kopije, šifrirano, s istim rokom.
• Podaci iz linka za gosta: čuvaju se dok ih Korisnik ne preuzme, a neiskorišteni se automatski brišu najkasnije dva dana nakon datuma odlaska (ako datum odlaska nije upisan, najkasnije 14 dana nakon izrade linka).
• Dnevnik prijava: ime gosta nakon 30 dana zamjenjuje se inicijalima (poruka o grešci se briše); zapis se automatski briše nakon 365 dana.
• Zapisi aktivnosti: automatski se brišu nakon 365 dana.
• Podaci za automatsku odjavu (ime gosta, objekt, datumi boravka, ID prijave u eVisitoru): brišu se 30 dana nakon odlaska.
• Prepoznavanje stalnih gostiju (ako je uključeno): čuva se samo jednosmjerni šifrirani otisak broja isprave i imena s datumom rođenja, iz kojeg se podaci ne mogu vratiti, uz objekt i datum dolaska. Briše se nakon 3 godine, a isključivanjem funkcije odmah.
• Prestanak korištenja: kad Korisnik obriše račun, svi njegovi podaci i podaci njegovih gostiju odmah se brišu iz baze. Šifrirane sigurnosne kopije koje ih još sadrže automatski se brišu najkasnije 31 dan nakon izrade. Iznimka je evidencija uplata Korisnika (datum, iznos, paket, email za račun), koja nije obrada podataka gostiju i čuva se koliko to zahtijevaju računovodstveni propisi, kako je opisano u Politici privatnosti.

5. Obveze Prijavka

1. Obrađivati podatke samo prema dokumentiranim uputama Korisnika. Uputama se smatraju radnje Korisnika u aplikaciji i ovaj ugovor.
2. Osigurati da se osobe koje imaju pristup podacima obvežu na povjerljivost.
3. Provoditi tehničke i organizacijske mjere iz Dodatka 1.
4. Pomagati Korisniku u ispunjavanju prava ispitanika (uvid, ispravak, brisanje). Korisnik pojedinačne zapise može i sam obrisati u aplikaciji.
5. Obavijestiti Korisnika o povredi osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja, s podacima potrebnima da Korisnik ispuni svoje obveze prema AZOP-u.
6. Nakon prestanka ugovora obrisati sve osobne podatke Korisnika, osim ako propis zahtijeva njihovo čuvanje.
7. Korisniku na zahtjev staviti na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s ovim ugovorom.

6. Podizvršitelji obrade

Korisnik daje opće ovlaštenje za angažiranje sljedećih podizvršitelja. O svakoj promjeni popisa Prijavko obavještava Korisnike najmanje 14 dana unaprijed, a Korisnik može prigovoriti ili otkazati korištenje.

Prijenos podataka u SAD odvija se na temelju standardnih ugovornih klauzula Europske komisije ili okvira za privatnost podataka EU-SAD, ovisno o podizvršitelju. Podizvršitelji dobivaju samo podatke nužne za svoju zadaću.

7. Obveze Korisnika

• Korisnik je odgovoran za zakonitost obrade podataka svojih gostiju i za informiranje gostiju o obradi.
• Korisnik čuva svoje pristupne podatke i odgovara za članove tima kojima otvori pristup.
• Korisnik bez odgode javlja Prijavku sumnju na neovlašteni pristup svom računu.

8. Trajanje i prestanak

Ugovor vrijedi dok Korisnik ima Prijavko račun. Prestaje brisanjem računa, nakon čega se primjenjuje točka 4. Odredbe o povjerljivosti vrijede i nakon prestanka.

Dodatak 1: Tehničke i organizacijske mjere

• Sav promet šifriran je (HTTPS, HSTS); server prihvaća samo web promet i SSH, uz firewall.
• Pristup serveru moguć je isključivo SSH ključem; prijava lozinkom je isključena, a ponovljeni neuspjeli pokušaji automatski se blokiraju.
• eVisitor lozinke Korisnika pohranjuju se šifrirano; lozinke Prijavko računa pohranjuju se kao jednosmjerni hash (PBKDF2-SHA256, 600.000 iteracija).
• Podaci svakog Korisnika logički su odvojeni; uloge (vlasnik, voditelj, recepcioner) ograničavaju što koji član tima smije vidjeti i raditi.
• Prijave u račun koriste sigurne kolačiće i istječu nakon 7 dana neaktivnosti; dvostruka provjera (2FA) obavezna je za vlasnike i voditelje; reset lozinke ide jednokratnim linkom koji vrijedi 30 minuta i odjavljuje sve postojeće prijave.
• Zapisnik aktivnosti bilježi prijave, izmjene i brisanja.
• Prijavko ne pohranjuje fotografije isprava; dnevnici i zapisi automatski se brišu prema rokovima iz točke 4.
• Baza podataka kopira se svake noći, šifrirano javnim ključem čiji privatni par nije na serveru, u pohranu s 30-dnevnom zaštitom od brisanja; svaka kopija se automatski provjerava povratom u testnu bazu.
• Podaci gostiju iz linka i pristupni podaci za eVisitor šifrirani su u bazi; ključ za šifriranje aplikacija može samo čitati, a ključ se može zamijeniti bez gubitka podataka.
• Aplikacija radi kao zaseban korisnik bez administratorskih ovlasti i s korisnikom baze koji ne može mijenjati strukturu baze; sustav se automatski ažurira sigurnosnim zakrpama.
• Stranice ne učitavaju sadržaj s tuđih servera; pristup sa strane drugih web stranica (CSRF) i ubacivanje skripti (CSP) tehnički su ograničeni.
• Greške i neuobičajeni događaji na serveru odmah se javljaju odgovornoj osobi, a rad servera nadzire i vanjska služba (izostanak javljanja javlja se e-mailom); zapisi o greškama ne sadrže osobne podatke iz zahtjeva.